Gastos de promoción, de negocios y espectáculos, y Viajes
La FCPA también permite el pago de honorarios y de buena fe promoción, actividades recreativas, y los gastos de viaje para los funcionarios gubernamentales para que se familiaricen con una empresa y sus instalaciones, productos, servicios, y los ejecutivos. Sin embargo, hay un montón de zonas grises y las líneas finas al determinar si estos pagos son legítimos o si son un acto de soborno.
Si vas a dar pequeños regalos y gratificaciones, debes recordar que no existe una cantidad fija a la que un regalo se convierte en un soborno. Por el contrario, las violaciones de la ley están determinadas por la intención y el propósito del regalo o propina, no por el valor en efectivo del regalo.
Debes consultar la política de entretenimiento, viajes y regalos de tu organización para asegurarte de que cualquier regalo o entretenimiento de negocios a los funcionarios del gobierno cumple con las políticas de la empresa.
Cuando los gastos de viaje, de promoción y entretenimiento en la pregunta, recuerda: no es el itinerario de viaje y costos que serán examinadas más, pero el propósito y la intención de negocios detrás de él. Por lo tanto, lo mejor es ejercitar el buen juicio, seguir las políticas de la organización, y que pidas consejo a tu departamento jurídico si no estas seguro antes de tomar cualquier acción.
Las donaciones benéficas
Una manera responsable y ética para competir en el mercado mundial sin tener que recurrir al soborno es proporcionar donaciones que invierten en el sistema de economía o la educación del país de acogida. Hacer una donación caritativa es generalmente admisible siempre que la donación no se haga en beneficio personal, financiero o político de un funcionario del gobierno o de su familia.
Antes de realizar una donación a una organización extranjera, debes asegurarte de que la organización es legítima, y que el apoyo a ellos no se percibe como poco ético o ilegal. Es una buena idea consultar con la Embajada en el país en cuestión para verificar si la organización de que se trata es de buena fe.
Los pagos de terceros y uso de agentes
Es ilegal hacer un pago a un tercero si sabes que esa persona va a actuar como un intermediario que transmita la totalidad o una parte del pago directa o indirectamente a un funcionario extranjero.
Es tu responsabilidad llevar a cabo la debida diligencia para asegurarte de que los consultores, socios o agentes involucrados en un acuerdo son leales y legítimos. Nunca debes hacer un pago a cualquier persona que crees que va a pasar a un empleado público o una persona designada por un empleado del gobierno.
La Indiferencia consciente o la ignorancia deliberada no te protegerá de sanciones por violar la FCPA. La ignorancia no es una defensa aceptable. La elección de no saber algo, para luego ser capaz de negar la responsabilidad personal es tan malo como el que tiene el conocimiento y tomando acción deliberada sin tener en cuenta la ley.
Al negociar un acuerdo de negocios extranjeros que involucra a un tercero o de un intermediario, como un socio, agente o consultor, debes estar enterado de ciertas señales de alerta que podrían indicar que los dineros se utilizarán para hacer un pago corrupto, incluyendo:
- Historial de corrupción en el país en el que estas haciendo negocios;
- La recomendación de un funcionario del gobierno de utilizar una tercera parte específica;
- Arreglos financieros insólitos en los términos del acuerdo;
- Comisiones inusualmente altas;
- No quedan claros los registros contables, y
- La aparente falta de terceros calificados para realizar los servicios ofrecidos.
Para evitar ser responsable por pagos ilegales a terceros, debes ejercer la diligencia debida y tomar las precauciones para asegurarte de que han formado una relación de negocios con socios de renombre y calificados y representantes.
Tal diligencia podrá incluir:
- La investigación de posibles representantes extranjeros y socios de empresas conjuntas para determinar si en realidad están calificados para sus posiciones;
- Si tienen vínculos personales o profesionales con el gobierno;
- El número y la reputación de su clientela, y
- Su reputación con la Embajada o Consulado de EE.UU., con la Cámara de Comercio, y con los banqueros locales, clientes y otros socios comerciales.
Siempre debes buscar el consejo del departamento legal de tu organización si estás confuso en cuanto si o no un acuerdo de propuesta viola la FCPA.
Libros, registros y requisitos de control interno
Bajo los libros de la FCPA y la prestación de los registros, todas las empresas que cotizan en bolsa cuyos títulos se cotizan en los Estados Unidos deben mantener registros contables detallados y precisos de todos sus activos y operaciones, incluyendo efectivo y cuentas bancarias. Los gastos no debe ser ocultado o mal clasificados a propósito.
El objetivo de este requisito es eliminar las «cajas negras», o depósitos de bienes ocultos o mal clasificados, lo cual podría ser utilizado para hacer pagos ilegales y sobornos a funcionarios extranjeros.
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Además, los libros de la FCPA y la prestación de registros requiere que las compañías y sus empleados cumplan con los controles internos de las empresas, tales como:
- Los procedimientos contables;
- Los procedimientos de licitación del contrato;
- Los procedimientos de selección del contratista;
- Auditorias, y
- Procedimientos internos de autorización.
Cualquier violación de los libros y llevar mal el registro contable puede resultar en acciones legales por la Comisión de Bolsa y Valores.
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